Conditions d’inscription

 

Documents indispensables à l’inscription : Le livret de voyage

Pour les séjours à Montalivet :

Le livret de voyage de Montalivet vous sera envoyé en fin de démarche d’inscription mais vous pouvez le télécharger ici à tout moment. Veuillez vérifier avant l’inscription que vous serez bien en mesure de rassembler tous ces documents pour le jour du départ de l’enfant*.

Attention, la participation aux séjours de Montalivet nécessite souvent le passage d’un test d’aisance aquatique : En savoir plus.

Un numéro de téléphone de la personne à joindre en cas de problème (jour et nuit) devra obligatoirement être indiqué en page de garde de ce livret.

* Ces documents ne doivent pas être envoyés par courrier à l’association mais remis au responsable que vous rencontrerez le 1er jour du séjour.

Pour les séjours humanitaires :

La liste des documents à fournir sera disponible ici dès l’ouverture des inscriptions au séjour. Vous devez vérifier que vous serez en capacité de nous envoyer la totalité des documents nécessaires avant le 15 mai pour les départs en juillet et août de la même année.

Réservations

Nous indiquons pour chaque séjour sa disponibilité en fonction des dates. Une pré-réservation doit être effectuée avant l’inscription et validée par l’association. Elle sera maintenue pendant 7 jours. La validation de l’inscription sera effective dès réception du formulaire d’inscription  et de l’acompte (voir modalités de règlement ci-dessous). En cas de non respect du délai de 7 jours, Evasoleil se réserve le droit de refuser l’inscription.

Les Tarifs

L’association n’étant pas soumise à la TVA, aucune taxe n’est ajoutée au prix du séjour ou de la formation. Les activités et séjours de l’association étant exclusivement réservés aux adhérents, seul le montant de la cotisation annuelle (fixé à 12 euros par adhérent, 60 euros pour les personnes morales) et le transport ne sont pas compris dans le prix du séjour. Les tarifs des séjours indiqués comprennent l’ensemble des activités et animations, l’encadrement des mineurs, la pension complète, l’assurance de responsabilité civile comme décrit ci-après et les frais de dossier. Le tarif du transport aller/retour comprend la prise en charge complète de l’enfant entre le point de rendez-vous et le centre de vacances indiqué sur le descriptif du séjour. Les tarifs ne comprennent pas d’assurance complémentaire ni l’argent de poche. Les prestations non faites ne sont pas remboursées. En cas d’importante variation du coût des transports qu’Evasoleil ne pourrait éviter (hausse des billets de train ou d’avion, surtaxe carburant), l’association se réserve le droit de répercuter cette hausse sur le prix du transport.

Les frais médicaux

Les représentants légaux du mineur s’engagent à renseigner tous les éléments connus et importants de la santé du participant dans une fiche sanitaire fournie par EVASOLEIL (voir « livret de voyage » en premier paragraphe). Ils acceptent par avance qu’EVASOLEIL autorise, si nécessaire, une hospitalisation ou une opération chirurgicale conseillée par un médecin. Les représentants s’engagent par avance à rembourser les frais médicaux éventuellement avancés par EVASOLEIL, dès le retour de l’enfant, sur présentation d’un justificatif, au moment de la remise des documents médicaux éventuels.

Modalités de règlement des séjours

La réservation d’un séjour s’effectue par l’envoi d’un premier règlement d’au moins 150 euros par semaine réservée (acompte). EVASOLEIL envoie alors un accusé de réception de la réservation et du premier versement avec la facture d’acompte. La famille devra solder le montant du séjour un mois après la date de facture d’acompte envoyée par l’Association. En cas de retard, EVASOLEIL se réserve le droit de céder la place à un autre participant, le séjour sera dans ce cas considéré comme annulé.

Dès réception du solde de la facture, EVASOLEIL envoie à la famille les lieux, heures de rendez-vous du départ du séjour, la facture soldée et le livret de voyage (dossier complet de renseignements de l’enfant comprenant la fiche sanitaire à compléter et une liste de documents obligatoires à fournir). La famille devra impérativement compléter ce dossier qu’elle remettra à un animateur responsable le jour du départ.

Les règlements peuvent se faire par cartes bancaires, chèques bancaires (compte bancaire français), chèques vacances de l’Association Nationale des Chèques Vacances, mandats espèces, virements, bons CAF*, mandat administratif. Tous les règlements doivent être adressés à EVASOLEIL.
*Le paiement par aide de la CAF est accepté sous réserve des conditions générales de cette dernière. Les modalités d’attribution étant variables selon les départements, il convient de vérifier en amont si les droits peuvent s’appliquer sur le séjour réservé. Les bons CAF doivent nous être parvenus avant le départ de l’enfant. Toutefois, si la CAF refuse de verser une partie ou la totalité du prix de l’aide à Evasoleil, l’association sera dans l’obligation de demander ce montant impayé au bénéficiaire de l’aide.

Annulation du séjour / de la formation

Due au participant :

Plus de 30 jours avant le départ : l’acompte de 150 euros par semaine réservée (ou par formation) est conservé.
Entre 30 et 14 jours : 50% du montant total du séjour (transport inclus) est conservé par EVASOLEIL.
Moins de 14 jours avant le départ (y compris non présentation au départ) : 100% du montant total (transport inclus) est conservé par EVASOLEIL
Tout séjour (ou toute formation) entamé est dû en totalité, quelque soit la raison du retour du participant. Les frais de retour en cas de renvoi disciplinaire sont facturés en supplément au responsable de l’enfant (ou à l’organisme ayant inscrit l’enfant) : carburant, péages, frais de repas liés au renvoi, frais de retour de l’accompagnant etc.

Due à EVASOLEIL :

EVASOLEIL se réserve le droit d’annuler ou de modifier un séjour (ou une formation) si les conditions de sécurité ne sont plus respectées ou si le nombre de participants est insuffisant. Dans le cas où le séjour (ou la formation) n’a pas lieu, EVASOLEIL s’engage à proposer si possible une autre destination pour la même tranche d’âge, (ou une formation équivalente) ou de rembourser la totalité des règlements perçus, au choix de la famille. Dans ce cas, EVASOLEIL s’engage à prévenir les familles 14 jours au plus tard avant le départ.
Dans le cas d’annulation d’activité(s), pour cause de sécurité, ou de météo inadaptée, EVASOLEIL proposera aux participants une autre activité pour la remplacer, dans la mesure du possible. En aucun cas, EVASOLEIL remboursera une activité non effectuée par un mineur, quelqu’en soit la raison (choix du mineur, maladie, climat …).

Assurance

EVASOLEIL est sociétaire de la MAIF couvrant :
La responsabilité civile, c’est-à-dire les dommages corporels ou matériels causés à autrui par un accident, un incendie ou une explosion survenant au cours du voyage.
Le rapatriement, transport compris, en cas de maladie ou blessure du participant.
Il est possible pour les familles de souscrire une assurance complémentaire, couvrant certains frais d’annulation par exemple auprès de leur assurance personnelle ou de la MAIF (3,20% du prix du séjour : Nous contacter).

Photos, Images et Vidéos

Lors des séjours et des formations, EVASOLEIL se réserve le droit de filmer et de photographier les participants, notamment pour illustrer les plaquettes publicitaires des séjours, le site internet… De même, EVASOLEIL autorisera la presse à photographier les participants des séjours, pour des articles locaux ou nationaux.

Réserves

La responsabilité d’EVASOLEIL n’est pas engagée si une décision légale ou un événement de force majeure extérieure à l’organisation de l’association, forcerait d’interrompre ou d’annuler un séjour ou une formation, sans avoir pu respecter les délais cités plus haut.
EVASOLEIL ne peut être tenue responsable non plus des éventuels vols, détériorations ou pertes des objets personnels des participants.
EVASOLEIL ne peut être tenue responsable des changements d’horaires, de mode de transport, imposés par les différents prestataires de transports.
EVASOLEIL se réserve le droit d’annuler le départ d’un participant n’ayant pas l’ensemble des documents cités plus haut (« Pochette de voyage ») le jour du départ, sans remboursement.
EVASOLEIL ne peut être tenue responsable d’une inscription abusive : Le contractant reconnait avoir la capacité et le droit, seul, d’inscrire le mineur en séjour ou dans une formation.

Informatique et Libertés

Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent, que vous pouvez exercer en contactant l’Association EVASOLEIL.